O encerramento do mês financeiro costuma ser um período tenso nas empresas. A equipe de tesouraria precisa garantir que **cada centavo que saiu da conta bancária corresponda a um documento fiscal legítimo**. O processo que valida essa exatidão é a conciliação financeira e contábil.
Muitas empresas falham na conciliação porque fazem verificações de forma descentralizada: guardam comprovantes de transferências (PIX/TED) em uma pasta física, boletos bancários em outra e dependem de e-mails para achar as Notas Fiscais dos fornecedores. Sem cruzar esses dados de forma eletrônica, ocorrem "furos de caixa" e a contabilidade fica incompleta.
Neste artigo, trazemos um guia prático para organizar a conciliação bancária cruzando os arquivos XML diretamente com o extrato da sua conta.
O que é a Conciliação Financeira de Notas Fiscais?
Trata-se de associar eletronicamente três pilares:
- O Extrato Bancário: O registro real da saída de caixa (PIX/TED/boleto pago).
- O Comprovante de Pagamento: O documento bancário que atesta a liquidação daquela transação.
- O XML da Nota Fiscal (NF-e/NFS-e/CT-e): O documento com validade jurídica que detalha qual produto ou serviço foi adquirido para justificar a despesa.
Checklist de Fechamento de Caixa Eficiente
Para garantir que nada seja esquecido no fechamento mensal, o time financeiro deve adotar os seguintes passos:
- Identificar saídas sem nota: Toda saída do extrato bancário precisa ter uma contrapartida fiscal. Pagamentos sem nota configuram passivos e não podem ser deduzidos no cálculo de lucros.
- Verificar notas sem pagamento correspondente: Notas emitidas contra o seu CNPJ na SEFAZ que ainda não foram pagas ou registradas no contas a pagar representam dívidas em aberto ou fraudes (notas frias).
chNFe) como campo obrigatório da tabela de lançamentos do contas a pagar (contas_pagar):SELECT * FROM contas_pagar WHERE xml_chave_acesso IS NULL AND status = 'PAGO';Esta consulta localiza rapidamente desembolsos efetuados que não possuem o XML associado, indicando furos no processo contábil de compras.
Como a automação do Flow Fiscal resolve a conciliação?
Em vez de varrer e-mails de compras manualmente no fim do mês para achar as notas fiscais que justificam o extrato bancário, o Flow Fiscal centraliza o recebimento. O sistema captura todas as notas diretamente da SEFAZ à medida que são emitidas, permitindo que a sua tesouraria exporte a lista completa em lote reconciliada por período para importação direta no seu sistema de conciliação bancária.
Organize seu Fechamento Mensal
Centralize o recebimento de notas fiscais de entrada e otimize a conciliação com os comprovantes bancários.
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