O setor de compras negocia exaustivamente com fornecedores buscando as melhores condições de preço, prazos e fretes. Contudo, de nada adianta ter uma negociação excelente se, no momento do recebimento, a mercadoria for faturada com valores diferentes ou quantidades inferiores ao contratado.
Para evitar esse tipo de furo financeiro que consome a margem de lucro do negócio, empresas estruturadas adotam a metodologia contábil-logística do Three-Way Matching, ou confronto trilateral de compras. Esse processo consiste em cruzar eletronicamente o pedido de compra, o XML da nota fiscal emitido pela SEFAZ e a conferência física do galpão.
Neste artigo, explicamos como estruturar esse fluxo de cruzamento e os benefícios contábeis da automatização de dados.
O que é o Three-Way Matching?
O Three-Way Matching valida a transação comercial com base em três origens de dados:
- O Pedido de Compra (Origem): O que a sua empresa planejou e acordou pagar (quantidade, preço unitário, impostos e prazos pactuados).
- O XML da Nota Fiscal (SEFAZ): O que o fornecedor declarou oficialmente à Receita Federal e está cobrando em sua fatura.
- O Recebimento Físico (Destino): O que de fato chegou e foi descarregado fisicamente no estoque.
O Cruzamento Eletrônico no Banco de Dados
Fazer essa conferência lendo papéis do DANFE gera lentidão logística no galpão. Sistemas de gestão seguros (ERPs) realizam essa validação comparando as tabelas relacionais do sistema com as tags do XML:
-
<cProd>: Código do produto do fornecedor.-
<cEAN>: Código de barras (EAN/GTIN).-
<qCom>: Quantidade faturada.-
<vUnCom>: Preço unitário faturado.O sistema confronta esses dados diretamente com a tabela
itens_pedido_compra. Qualquer desvio de alíquotas, quantidades ou valores gera um log de divergência impedindo a entrada fiscal automática.
Como o Flow Fiscal ajuda a área de compras?
Com o Flow Fiscal, a sua empresa captura o XML do fornecedor na SEFAZ de forma imediata após o faturamento, antes mesmo de a carga sair do fornecedor. Isso permite que a sua equipe de recebimento e controladoria contábil faça o confronto trilateral de compras de forma antecipada, identificando divergências de preços e corrigindo-as com o fornecedor antes que o caminhão chegue no seu portão.
Otimize Seu Recebimento de Compras
Realize a conferência automática de preços e quantidades comparando XMLs da SEFAZ com pedidos de compra.
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